Wir funktioniert eine ERP-Evaluation?

In der ERP-Evaluation geht es primär darum, für eine Organisation ein möglichst gut geeignetes Softwareprodukt zu finden. Was nach einem einfachen Auswahlprozess aussieht, ist in der Praxis etwas komplizierter. In diesem Beitrag erklären wir, auf was es ankommt, auf was Sie achten sollten, um Probleme zu vermeiden und Risiken zu reduzieren. Dabei gehen wir auch auf die Unterschiede zwischen traditionellen und modernen ERP-Auswahlverfahren ein.

Ziele der ERP-Evaluation

Natürlich ist ein Ziel der ERP-Evaluation, die für Ihre Organisation geeignete ERP-Software zu finden. Dabei stehen die funktionalen Anforderungen an des ERP-System in den Fokus: Welche Funktionen muss es zur Verfügung stellen, um die benötigten Prozesse des Kunden möglichst gut abbilden zu können? Ein erheblicher Teil der Arbeit in einer ERP-Einführung dreht sich um das Verständnis der genauen Anforderungen und der dazu passenden Konfiguration des ERP-Systems. Dazu später mehr.

Daneben muss die ERP-Evaluation weitere wichtige Funktionen erfüllen. Konkret geht es darum, die Basis für eine erfolgreiche Einführung und, nach dem Go-Live, den effektiven Betrieb des neuen ERP-Systems zu schaffen. Im Wesentlichen sind das folgende Punkte:

• Verantwortung: Vereinbarung darüber wofür der ERP-Anbieter und wofür der Kunde verantwortlich ist.
• Zusammenarbeit: Die Kooperation gestalten: Wie unterstützt man sich gegenseitig, so dass die  definierten Ziele erreicht werden?
• Risikomanagement: Konzept für den wirksamen Umgang mit Risiken in Einführung und Betrieb: Prävention, Eskalation usw.
• Change Management: Sicherstellen, dass die Projektorganisation schnell auf neue Erkenntnisse eingehen kann.
• Weiterentwicklung: Gewährleisten, dass das ERP-System schnell und wirtschaftlich an neue Anforderungen angepasst wird (Kostenfalle!)
• Wartung und Betrieb: Performanz, Wartbarkeit und Integration das Systems in die bestehende Systemlandschaft sicherstellen.

Die traditionelle ERP-Evaluation

Traditionelle Auswahlverfahren stellen die Funktionalität der ERP-Systeme in den Vordergrund. Die Evaluation läuft im Wesentlichen in fünf Phasen ab:

Überblick

Die traditionelle ERP-Evaluation geht von zwei davon aus, dass das Finden eine ERP-Systems primär ein Auswahlproblem ist: Aus den am Markt verfügbaren ERP-Lösungen (in der Schweiz ca. 150 ERP-Produkte) muss man das passende auswählen. Daher wird zunächst spezifiziert, was das System können muss. Durch Interviews Beobachtung oder Dokumentenanalyse werden die Anforderungen ermittelt und in einer Systemspezifikation (auch Anforderung- oder Leistungskatalog) festgehalten. Anschliessend gleicht man ab, welche Produkte über den höchsten Abdeckungsgrad verfügen. Das erfolgt in der Regel in drei Schritten:

1. Longlist: erste Auswahl (Marktübersicht) der ERP-Anbieter, die grundsätzlich infrage kommen
2. Shortlist: Kleine Auswahl der passendsten ERP-Lösungen (3-6 ERP-Anbieter)
3. Favoriten: Die am besten geeignete ERP-Lösung (1-2 ERP-Anbieter)

Eine klassische ERP-Evaluation dauert von dem Strategie-Workshop bis zum unterzeichneten Vertrag zwischen 6 und 12 Monaten. Die Dauer ist abhängig vom Umfang des ERP-Systems und den zeitlichen Möglichkeiten beim Kunden.

Longlist der ERP-Anbieter

Durch Recherche im Internet und in Marktübersichten werden die ERP-Lösungen gesucht, die grundsätzlich in Frage kommen. Quellen für die Recherche sind zum Beispiel:

• Die Selbstbeschreibungen der ERP-Anbieter (z. B. Branchenfokus gem. Homepage)
• Informationen über (erfolgreiche) Einführungen bei Marktbegleitern
• Referenzauskünfte

Die Longlist ist auch ein Marktüberblick. Dieser hat auch eine Dokumentationsfunktion: Wenn am Ende der Evaluation jemand fragt, wieso haben wir eigentlich das ERP-System XY nicht angeschaut? Dann nimmt man die Longlist hervor und schaut, was die Gründe dafür waren, diese Lösung nicht näher in Betracht zu ziehen.

Shortlist der ERP-Anbieter

Aus der Longlist werden drei bis sechs ERP-Anbieter für die Shortlist ausgewählt. In der Regel werden die vielversprechendsten Kandidaten ausgewählt. Hier ist es sinnvoll, vorab Eignungs- und Zuschlagskriterien für ERP-System und Anbieter zu definieren. Geeignete Kriterien sind zum Beispiel:

• Branchenexpertise
• Funktionsumfang
• Länderspezifika
• Betrieb der Lösung: Cloud/On Premise

Nicht geeignet sind Kriterien wie Datenbanktechnologie oder Unternehmensgrösse Sie sagen nichts über grundsätzliche Eignung des ERP-Systems aus, schränken die Wahl u. U. sehr ein und filtern geeignete Kandidaten fälschlicherweise heraus.

Die ERP-Anbieter der Shortlist erhalten die Anfrage. Sie enthält die Informationen zur Ausschreibung sowie die Systemspezifikation (das sog. Lastenheft). Auf dieser Basis erstellen die ERP-Anbieter ihre Offerte. Das Projektteam wertet die Offerten aus. Aufgrund der Auswertung werden die Favoriten festgelegt.

Favoriten

Die favorisierten ERP-Anbieter werden zu einem Anbieter werden zu sog. Anbieterworkshops eingeladen. Sie erhalten vorab ein Drehbuch. Anhand des Drehbuchs bereiten sie den Workshop vor. AM Anbieterworkshop zeigen die Anbieter wie sie mit ihrer ERP-Lösung die Anforderungen des Kunden zu erfüllen gedenken. Die Teilnehmenden des Kunden bewerten die Präsentation. Anhand der Bewertung wird das Ranking der favorisierten ERP-Lösungen festgelegt.

Vertragsverhandlungen

Der Kunden führt mit den favorisierten ERP-Anbietern Vertragsverhandlungen. Der Vertrag hat i. d. R. mehrere Bestandteile:

• Vertrag Vorprojekt: Definiert die Leistungen bis zu Fertigstellung und Abnahme des ERP-Pflichtenhefts des Anbieters
• Werkvertrag: Beschreibt die einzuführende ERP-Lösung. Enthält das Pflichtenheft des ERP-Anbieters
• ERP-Lizenzvertrag: Enthält die Vereinbarung zu Art und Anzahl der Lizenzen, die der Kunde für das ERP-System kauft
• Wartungsvertrag: Beschreibt Leistungen für Wartung und Weiterentwicklung des ERP-Systems nach dessen Einführung

Fallen und Stolpersteine der traditionellen ERP-Evaluation

Das beschriebene traditionelle Verfahren geht von einer Reihe einfacher Annahmen aus:

• Anforderungen an ERP-System lassen sich einfach vollständig beschreiben und priorisieren.
• Anhand der Beschreibung, kann der ERP-Anbieter beurteilen, welche Anforderungen er erfüllen kann (und welche nicht)
• Die Informationen des ERP-Anbieter ist hinreichend um das beste ERP-System auszuwählen.
• Organisationen sind statisch. Man führt ein ERP-System ein und verändert es über lange Zeit kaum.

Diese Annahmen sind falsch. ERP-Systeme sind übergreifende Softwarelösungen. In den Prozessen in Organisationen gibt es viele Varianten und Ausnahmefälle. Die ERP-Software müssen in eine komplexe IT-Systemlandschaft integriert werden. All das lässt sich, wenn überhaupt, nur mir sehr hohem Aufwand im Detail beschreiben. Für ERP-Anbieter ist es kaum möglich, aufgrund der Spezifikation ein ausreichend klares Bild über die tatsächlichen Anforderungen zu erhalten. Das führt dazu, dass sie Annahmen treffen. Die Angebote basieren auf Erfahrungswerten. Hinzukommt, dass sich Organisationen oft und stark verändern (neue Kundenanforderungen, technologischer/sozialer Wandel, Wachstum, Änderung von Strategie oder Geschäftsmodell, ). Die Spezifikation in der ERP-Evaluation ist jedoch eine Momentaufnahme.

Dieses Evaluationsverfahren ist für Kunden in mehrfacher Hinsicht sehr teuer:

• Die Spezifikation zu erstellen kostet viel Zeit
• Die Evaluation dauert lange (Time-to-Value)
• Wenn die Evaluation abgeschlossen ist, sind Anforderungen nicht mehr aktuell
• Änderungen lassen sich nur mit hohem Aufwand realisieren (Cost of Change)

Hinzukommt, dass sie das Risiko, einen ungeeigneten ERP-Partner zu wählen nicht wesentlich reduziert wird. Ob die Zusammenarbeit funktioniert zeigt sich meist erst in der Einführung des ERP-Systems.

Für ERP-Auswahlberater ist es interessant, dieses Verfahren anzuwenden. Sie können dadurch über lange Zeit umfangreiche Leistungen verkaufen.