Agile Software-Evaluation für erfolgreiche Business Software

Systempartner

Finden Sie zuverlässig den richtigen

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Systemevaluation: kooperation ist wichtiger als Spezifikation

den effektiven Umgang mit

denn sie ist der Schlüssel für

Veränderung

Risiken

Unsicherheit

Spezifikation

ist wichtiger als

Kooperation

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Kooperation ist wichtiger als Spezifikation

Was nützt es, ein IT-System einzuführen, das die meisten Anforderungen erfüllt, wenn die Zusammenarbeit mit dem Lieferanten nicht passt?

Nichts! Im Gegenteil. Es ist hochriskant! Denn es gefährdet Ihre Organisation.

Die Funktionalität eines neuen Systems ist wichtig. Doch die Kooperation zwischen Ihnen und dem Systemlieferanten entscheidet, ob sich Ihr Vorhaben erfolgreich entwickelt. Denn Software-Projekte sind komplex. Sie müssen mit Risiken, Veränderung und Unsicherheiten umgehen. Und dies gelingt nur durch Kooperation.

Mit der agilen System-Evaluation stellen Sie Kooperation in den Mittelpunkt

Die agile Software-Evaluation setzt von Anfang an auf Kooperation mit den Systemlieferanten. So machen Sie Kosten und Risiken transparent, vermeiden Fehlinvestitionen und sichern Sie den ganzheitlichen Erfolg. Wir von elean zeigen Ihnen, wie dies gelingt und welche Vorteile Sie gegenüber traditionellen Evaluationsverfahren realisieren.

4 gute Gründe Ihre Business Software agil zu beschaffen:

Tage statt Monate

eine agile Evaluation dauert 4 Wochen

sie ist planbar und schafft schnell Werte

In einer traditionellen System-Evaluation wird versucht, die Anforderungen an eine Software vollständig zu erfassen. Das dauert 6 bis 12 Monate und ist kaum verbindlich planbar. Bei der agilen Evaluation ist die „Time to Value“ deutlich kürzer: Nach vier Wochen liegt eine Entscheidung vor. Die Einführung und somit die Wertschöpfung beginnt.

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Anforderungen statt Wünsche

in der agilen Evaluation wird an dem gearbeitet, was wirklich benötigt wird

das macht Ihr System schlank und performant

Anforderungen lösungsneutral zu spezifizieren ist abstrakt. Anwender tun sich erfahrungsgemäss schwer damit. Es wird Energie in Funktionen investiert, die später nicht oder anders benötigt werden. Die agile Beschaffung arbeitet iterativ. Die Anforderungen werden so konkret und erfahrbar. Die Anwender können schnell Feedback geben und laufend neu bewerten, was wichtig ist und was weggelassen werden kann. Das führt zu schlankeren und hochwertigeren Systemen

Anpassbar statt fix

Änderungen sind willkommen

damit das System nützlich und die Organisation anpassungsfähig bleibt

Die traditionellen Evaluation ist plangetrieben. Der Funktionsumfang für ein System ist fix. Änderungen müssen über Change Requests beantragt werden, sind oft mit hohen Kosten verbunden und daher meist unerwünscht. Änderungen sind in jedoch notwendig und normal. Denn Organisationen sind dynamisch. Die agile Evaluation folgt einer Vision. Neue Erkenntnisse und Änderungen werden nach Aufwand und Nutzen priorisiert und integriert.

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ERP-Evaluation-Canvas

Partnerschaft statt Abhängigkeit

die agile Beschaffung setzt auf Kooperation

denn Vertrauen ist die Basis für langfristigen Erfolg

In der traditionellen Beschaffung werden Systempartner sehr spät involviert. Sie sind an der Erarbeitung der Anforderungen nicht beteiligt und werden nicht über die übergeordneten Ziele informiert. Erst in der Einführung zeigt sich, wie die Zusammenarbeit funktioniert. Das birgt Risiken. Die agile Beschaffung setzt von Anfang an auf Partnerschaft. Die funktionale Zusammenarbeit und das Vertrauen zwischen den Partnern wird anhand der wichtigsten Anforderungen getestet und ist Auswahlkriterium.

Lassen Sie uns über Ihr Software-Projekt sprechen.

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Reto Kessler Portrait

Reto Kessler

Häufig gestellte Fragen

Für wen ist agile System-Evaluation geeignet?

Für Organisationen, …

  • die ihr System häufig an neue Anforderungen anpassen müssen
  • für die eine kurze „Time to Market“ und „Time to Value“ wichtig sind
  • die durch das System wichtige Kundenbedürfnisse befriedigen möchten
  • die die Kompetenzen und Knowhow des Systempartners bestmöglich nutzen möchten

Teams und Menschen in Führungsrollen…

  • die nach effektiven Möglichkeiten suchen, ein neues System zu evaluieren
  • die vielfältige Anforderungen verschiedener Anspruchsgruppen berücksichtigen müssen
  • die mit Anforderungen konfrontiert sind, die noch nicht genau spezifiziert werden können
  • für die Partnerschaft und Vertrauen wichtiger sind als umfassende Verträge
Welche Voraussetzungen und Rahmenbedingungen sind wichtig?

Agile Software-Evaluation bedeutet, grundlegend anders an ein Projekt zugehen. Sicherheit entsteht nicht durch maximale Kontrolle sondern durch Kooperation und Vertrauen. Das bedeutet oft, gewohnte Muster zu entlernen um Platz für Neues zu schaffen.

Damit eine Software-Evaluation gut gelingt sind zudem folgende Rahmenbedingungen wichtig.

  • Partizipation: Bilden Sie das Team mit den Personen, die für Einführung und Betrieb des Systems zuständig sind
  • Verbindlichkeit: Treffen Sie klare Vereinbarungen zu Art und Umfang in dem sich die Personen einbringen
  • Verlässlichkeit: Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder sich gemäss Vereinbarung einbringen können
  • Offenheit: Suchen Sie gemeinsam nach Lösungen, wenn einer Vereinbarung aus gutem Grund gebrochen werden muss
Braucht die agile Evaluation keine Spezifikation?

Doch. Die zentrale Frage ist, wie viel Spezifikation ist sinnvoll und notwendig?

Die traditionelle Evaluation mit RFI und RFQ geht davon aus, je genauer eine Software spezifiziert ist, desto besser (genauere Offerte, geringere Risiken). Man nennt das Konzept „Big Design Upfront“ > BDU. Die Risiken werden dadurch jedoch nicht reduziert. Denn…

  • die Anbieter erstellen die Offerte trotzdem durch eine Schätzung auf Basis von Erfahrungswerten (Kostenrisiko)
  • Konzepte und Ideen der Software-Anbieter werden durch die vielen Details eingeschränkt und ausgeschlossen (Qualitätsrisiko)
  • die hinter der Spezifikation liegenden Bedürfnisse des Kunden werden nicht sichtbar (Nutzenrisiko)
  • Änderungen und neue Erkenntnisse in die fertige Spezifikation einzubringen ist sehr schwierig, kostet Zeit und teuer
  • es wird in Details investiert, die nicht wichtig sind usw.

In der agilen Software-Evaluation wird nur soviel spezifiziert wie für den Start nötig („Enough Design Upfront“ >EDU). Die zentrale Frage ist immer, ist es gut genug für jetzt und sicher genug um es auszuprobieren? Damit entstehen laufend neue Erkenntnisse und Erfahrungen. Diese werden fortwährend priorisiert. Und so werden die Risiken, in Unwichtiges zu investieren reduziert.

Organisationen sind vielfältig und dynamisch. Eine gute Software Beschaffung stellt daher Vielfalt und Dynamik Ihrer Organisation sowie die Partnerschaft zum Systemanbieter in den Mittelpunkt:

Vielfalt und Dynamik

der Anforderungen

Die Evaluation und Beschaffung von Businessoftware ist geprägt durch vielfältige Anforderungen der verschiedenen Anspruchsgruppen. Zudem ändern sich Anforderungen aufgrund neuer Bedürfnisse häufig und schnell. Der Erfolg von Evaluation und Einführung hängt davon ab, wie sie dieser Dynamik Rechnung tragen.

Partnerschaftliche Zusammenarbeit

zwischen Kunde und Systemanbieter

Mittelfristig ist eine vertrauensvolle Partnerschaft zwischen Kunde und Systemanbieter von grösserer Bedeutung als die umfassende Bereitstellung von Funktionen und individuellen Features im System. Sie ist die Grundlage für eine aktive und gezielte Weiterentwicklung der Softwarelösung.

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